Depuis 2017 la contractualisation est entrée dans une ère d'industrialisation. En effet, la signature d'un CPOM est aujourd'hui, soit obligatoire, soit très fortement encouragé pour l'ensemble du secteur social et médico-social.
Il découle de cette cpomisation une évolution du mode opératoire tant sur le fond que sur la forme. Les autorités de tarification et de contrôle stipulent souvent 3 choses au gestionnaire lors du lancement du processus de contractualisation :
- premièrement, que la contractualisation se réalisera selon une planification prédéfinie,
- deuxièmement, que le gestionnaire devra utiliser les trames et les modèles qui lui sont imposés,
- et enfin, que la contractualisation ne pourra se faire qu'à moyens constants.
Partant de ce postulat, le rapport de force est déséquilibré et la négociation est réduite voire inexistante. Néanmoins, pour éviter de se voir imposer des objectifs inappropriés, une modification de son offre, des clauses contractuelles abusives ou encore une diminution de sa dotation globale, quelques règles s’imposent...
Premier conseil
Clarifier les rôles et les missions des acteurs
Tout d’abord, il est nécessaire de nommer un référent. Il sera l'interlocuteur privilégié des partenaires externes, il sollicitera ses collègues en interne et centralisera toutes les informations utiles, dans un calendrier prédéterminé. Le périmètre des missions du référent CPOM devra s’adapter à chaque organisation. Ses missions pourront être techniques et/ou stratégiques. Attention, dans le cas où le référent a un rôle de représentation stratégique, il devra être épaulé sur les aspects techniques et de coordination des tâches.
L’organisme gestionnaire doit également mettre en place un comité de pilotage structuré en fonction de son organisation interne. Ce comité doit permettre de déterminer le processus de validation et de suivi, que cela soit en interne ou en lien avec les financeurs.
Deuxième conseil
Planifier les grandes étapes du CPOM
Une autre règle fondamentale est de bien planifier les grandes étapes du CPOM. Cela passe par l’élaboration d'un retroplanning précis.
Cet exercice permet d'une part, d'ajuster le timing proposé par les financeurs, et d’autre part, d'identifier les rôles des différents acteurs en fonction des étapes du processus de contractualisation.
Pour rappel, les grandes étapes d’une contractualisation sont : la réunion de lancement, l’élaboration du diagnostic, la fixation des objectifs, la détermination des moyens et la rédaction du contrat.
Troisième conseil
Anticiper pour toujours avoir un coup d'avance
Par exemple, il est préférable d’arriver à la réunion de lancement en connaissant ses contraintes, en ayant désigné son référent CPOM et en ayant constitué son comité de pilotage.
Dans l'idéal, un premier travail de collecte des informations nécessaire au diagnostic peut même déjà avoir été réalisé.
De la même manière, la définition d'axes stratégiques ou d'objectifs peut être anticipé avant la validation finale du diagnostic.
Quant à une possible négociation budgétaire autant de pas attendre le travail autour du contrat pour aborder le sujet.
Quatrième conseil
Maîtriser les enjeux territoriaux et sectoriels
Le CPOM est aussi un outil de redéploiement, de restructuration ou de transformation de l’offre, c’est pourquoi le contrat doit donc intégrer des objectifs liés aux problématiques nationales.
Et c’est aussi en collant aux spécificités territoriales et aux politiques associées, tels les plans régionaux de santé, que vous pourrez éventuellement obtenir des concessions ou un ajustement de moyens de la part de votre autorité de tarification et de contrôle.
Cinquième conseil
Être force de proposition
Le processus de contractualisation ne doit pas être figé. Vis-à-vis des financeurs être force de proposition doit permettre de bousculer les codes et les pratiques sur le fond comme sur la forme.
Il ne faut pas hésiter à produire des analyses complémentaires pour soutenir certaines propositions innovantes ; cela rassurera les autorités sur votre capacité à les mettre œuvre.
Pour vous accompagner dans votre processus de négociation, nous vous proposons une offre de formation dédiée à la contractualisation. Vous pouvez la retrouver sur nexem.fr
Et enfin, pour toute question ou conseil, vous pouvez également contacter le pôle gestion des organisations via gestiondesorganisations@nexem.fr