Comme évoqué dans notre article du 3 octobre 2018 un accord cadre a été conclu entre Maileva (une société spécialisée dans la dématérialisation et l'envoi de documents professionnels, filiale du groupe La Poste) et Nexem pour que l'ensemble des adhérents de Nexem puisse bénéficier des prestations de Maileva dans les mêmes conditions tarifaires que la région Bourgogne-Franche-Comté, tout en profitant de son retour d'expérience.

C'est en effet la délégation régionale Bourgogne-Franche-Comté représentée par un groupe de pilotage (une dizaine de représentants d’associations, dont Alexandra Grisot, DRH d'Acodège) qui en 2018, dans le cadre d'une démarche de mutualisation, avait négocié un contrat type de référence avec la filiale de La Poste pour la dématérialisation des fiches de paie. Ce contrat type est très compétitif et adapté pour des associations de toutes tailles, et pour toutes les régions, y compris les DOM. En outre, d’ici la fin du premier trimestre, le contrat permettra de coupler l'envoi du bulletin de paie avec les documents de fin de contrat.


Des premiers retours très positifs

L’Adapei du Doubs, une grosse association, qui compte plus de 2 000 salariés, 67 établissements et services et réalise près de 3 000 bulletins de paie chaque mois a choisi d'adhérer à la solution proposée par Maileva. Franck Aigubelle, son directeur général plébiscite l'offre de la filiale de La Poste qui présente selon lui "beaucoup d'atouts", y compris parce que c'est une approche qui va réduire leur empreinte écologique...

Les avantages de la dématérialisation des bulletins de paie sont également énoncés par l'IRTS de Franche-Comté. Ce centre de formation n'emploie que 65 salariés permanents et a ponctuellement recours à des intervenants occasionnels salariés. Il réalise près de 2 600 bulletins de paie chaque année, avec un minimum de 100 et un maximum de 275 par mois. Si l'IRTS a choisi de recourir à cette solution c'est à la fois pour rationaliser la gestion, le travail des services paie et pour proposer à tous ses salariés une pratique innovante, fiable, pérenne et « écologiquement » plus responsable. Pour les salariés c'est l'assurance d'un accès permanent et immédiat à leurs documents et la suppression du risque de perte des bulletins de paie, et in fine, cela facilite la constitution du dossier pour leur retraite. Et du point de vue de l’IRTS , la solution permet :

  • de réduire des tâches sans valeur ajoutée liées à l’édition et à l’envoi des bulletins de paies (mise sous enveloppe, affranchissement…) ;
  • de réaliser des économies (coûts de papier, d’impression, d’enveloppes, d’affranchissements, de main d’oeuvre…) et de bénéficier des économies d’échelle dues à la mutualisation ;
  • de fiabiliser la mise à disposition des bulletins de paies, en particulier aux salariés occasionnels en évitant les retours pour adresses erronées ;
  • de permettre à terme le dépôt de pièces annexes au bulletin de paie.

A ce jour, seuls 4 salariés permanents de l'IRTS et 4 salariés occasionnels ont refusé la dématérialisation au profit d’un envoi papier. Et plus de 300 salariés ont adhéré au coffre fort numérique, Digiposte, pour stocker gratuitement des documents personnels. La mise en place de cette nouvelle pratique constitue donc, à tous points de vue, un succès pour le centre de formation.

Franck Aigubelle ajoute qu'il est rassurant de savoir que Maileva est adossée à un groupe important et que l'archivage se fait sur des serveurs en France.



Interview de Jean-Baptiste Derain – de Vaucresson, directeur général de l’Adapei du Territoire de Belfort, une association de 450 salariés et 15 établissements et services qui a souscrit à l'offre de Maileva


Pour quelle(s) raison(s) avez-vous décidé de recourir à une solution de coffre-fort numérique et de dématérialisation des bulletins de paie ?

L’évolution de la législation rendait possible le passage à la dématérialisation. Il nous a apparu naturel de nous poser la question. Cela a permis une simplification du processus de délivrance du bulletin de paie (gain de temps, efficacité, souplesse, réactivité, etc.). Nous avons pu offrir à nos salariés un coffre-fort digital qui sécurise l’archivage des bulletins de paie, mais aussi qui leur offre une palette large de services en ligne pour gérer leur administration personnelle.

Nous avons conscience également que cela pousse nos salariés à franchir les dernières marches pour accéder aux démarches administratives dématérialisées : cela constitue un enjeu majeur de lutte contre la fracture numérique et de maintien de l’employabilité de nos salariés, y compris les travailleurs en situation de handicap de l’entreprise adaptée. A noter, le coffre-fort digital est également accessible sous forme d’une application pour smartphone très simple et très intuitive.


Que vous apporte concrètement la solution de Maileva ?

Maileva, c’est d’abord une garantie de sérieux, de fiabilité, de solidité. Le groupe La Poste apporte cette image. Par ailleurs, nous l’avons bien vu lors des élections professionnelles (que nous avons organisé par vote électronique) : vis-à-vis des organisations syndicales, cela a été un argument décisif.

L’ergonomie du système est également à souligner : un plug-in s’incrémente dans la suite Office et tout se pilote depuis un simple fichier Excel. Un minimum de temps de formation est requis pour maîtriser le processus. Et Maileva nous a accompagné à chaque étape de la démarche (présence physique au siège social et accompagnement en Hot Line avec un interlocuteur dédié). Il faut souligner également la rapidité d’installation : entre le moment où l’on signe le contrat avec Maileva et le moment où l’on fait le premier envoi dématérialisé, une dizaine de jours suffisent. Le plus long, c’est l’information à faire aux salariés, en général, et aux instances représentatives du personnel, en particulier. Maileva nous a mis à disposition un kit complet d’information et de communication : courriers types, affiches, clips vidéo et tutoriels, etc.

La démarche est simple : une fois le fichier PDF des bulletins de salaire sorti du logiciel de paie, il nous suffit de l’injecter via le fichier Excel d’administration. Et Maileva fait le reste. La plateforme détecte automatiquement les quelques salariés qui exigent le maintien de l’envoi sous forme « papier » pour leur envoyer directement par courrier. Pour les autres, le bulletin dématérialisé est adressé dans le coffre-fort électronique. Il est également accessible sur le Compte personnel d’activité.

Nous envisageons à terme d’étendre le dispositif pour les bulletins de rémunération garantie des travailleurs en ESAT (en lien avec les Tuteurs ou Curateurs).

Nous sommes en train d’étendre le dispositif aux différents documents de fin de contrat (solde tout compte, attestation ASSEDIC, etc.) ou d’envoi en recommandé avec accusé de réception. Et à l’avenir, nous passerons sûrement au processus de signature électronique de documents pour poursuivre la fiabilisation et la dématérialisation de nos processus RH : signature dématérialisée des contrats de travail, par exemple.

Au niveau des tarifs, le contrat cadre signé avec Nexem est extrêmement intéressant : le ticket d’entrée est assez compétitif et permet, même à de toutes petites structures, d’y aller sans trop de difficultés. Alors, oui ! Cela coûte un petit peu. Mais on ne parle jamais des coûts invisibles de la délivrance du bulletin de salaire « papier » : impression, temps consacré à la mise sous enveloppes, temps consacré à la distribution manuelle ou coût d’envoi postal.


Pour aller plus loin

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