Rencontre avec Geovanny Osario Montoya, co-fondateur de la structure, qui nous partage le défi logistique que représente l’organisation des trajets quotidiens des usagers en établissements médico-sociaux.

En 2019, dans son rapport pour une nécessaire régulation des transports dans le champ sanitaire et médico-social, la Cour des comptes a évalué que le coût global des transports liés à des prises en charge dans des ESMS, principalement pour les personnes handicapées, peut être estimé à au moins 1 milliard d’euros par an. Mal connu ces chiffres nous donnent le vertige alors que partout nous recherchons des postes de rationalisation des dépenses dans un contexte de forte tension sur les finances publiques. 


Alors pourquoi ne parle-t-on pas assez de régulation et d’optimisation des transports dans le champ médico-social aujourd’hui selon vous ?

G.OM : Vous avez raison de souligner l’ampleur du budget consacré aux transports dans le champ médico-social. Ce manque de visibilité s'explique notamment par la complexité de l'organisation des transports dans ce secteur : plusieurs acteurs interviennent – établissements médico-sociaux, transporteurs, usagers – chacun avec ses propres règles, priorités et contraintes. Cette fragmentation rend difficile une approche globale et cohérente de la régulation.

Ensuite, les priorités budgétaires dans le secteur médico-social se concentrent souvent davantage sur la prise en charge directe des usagers que sur la rationalisation des coûts de transport. Ce dernier reste perçu comme un service annexe, bien que crucial. L’organisation du transport pour les usagers du médico-social reste pour de nombreuses institutions médico-sociales une tâche chronophage et complexe. Ce travail demande à la fois, une bonne connaissance des territoires et des publics, ainsi que la capacité d’offrir une meilleure organisation logistique. L'optimisation des transports qui paraît souvent difficile à appréhender peut freiner certaines structures, même si les gains sont ensuite durables.

Enfin, la sensibilisation aux bénéfices est encore insuffisante. Nous constatons chez Optiago que, lorsqu'on montre aux établissements les économies et la meilleure qualité de service que permet une solution comme la nôtre, l'intérêt est immédiat. Avec une prise de conscience et des initiatives adaptées, le secteur pourrait faire des économies substantielles tout en améliorant la qualité de service des usagers.

Pouvez-vous nous présenter Optiago ? Comment votre solution permet-elle de mieux gérer les transports dans le secteur médico-social ?

G.OM : Né de 7 ans de recherche scientifique, Optiago (anciennement Nomad) est le seul logiciel dédié à l’optimisation du transport dans le secteur médico-social. Créée pour répondre aux défis du transport des usagers du secteur médico-social, notre mission est de rendre les transports collectifs adaptés rapides, économiques et durables.

La planification et l’optimisation du transport des usagers sont complexes et nous sommes conscients des nombreux obstacles que les établissements peuvent rencontrer : de la prise en compte des besoins spécifiques de chaque usager à la création des tournées et à la communication avec les familles ou les transporteurs. Que le transport soit internalisé ou externalisé, ces défis peuvent entraîner des coûts opérationnels élevés et de la frustration pour toutes les parties impliquées.

Optiago permet aux établissements médico-sociaux d’optimiser les transports en 1 clic en :

  • Prenant en compte les besoins spécifiques des usagers : notre algorithme crée et optimise les trajets selon les besoins de chaque usager (adresses de prises en charges et de déposes, type de handicap, incompatibilités entre usagers, etc.), les contraintes de l’établissement et les ressources disponibles (logistiques et humaines) ;
  • Maximisant les ressources disponibles : Optiago permet notamment d’améliorer le taux de remplissage des véhicules ou de mutualiser les ressources entre établissements ;
  • Améliorant la communication entre tous les acteurs du transport : Optiago a développé une application mobile pour les chauffeurs. L’établissement peut ainsi communiquer la feuille de route au chauffeur et ce dernier peut la suivre via l’application. Optiago a également développé une application mobile pour les familles qui leur permet de suivre le trajet.

Si j'étais directeur d'une association avec plusieurs établissements et une flotte conséquente de véhicules, comment Optiago pourrait m’aider à optimiser les trajets et les coûts tout en assurant un service de qualité ?

G.OM : Optiago pourrait vous apporter une approche structurée et un outil puissant pour mesurer la performance des transports et maximiser l'efficacité de ces derniers, tout en améliorant la qualité de service pour vos usagers.

Concrètement, notre solution s'intègre dans votre organisation en prenant en compte les spécificités de chaque établissement, les contraintes et besoins de vos usagers, ainsi que vos ressources logistiques disponibles (nombre de véhicules, configuration possible de ces derniers, coûts, émission de CO2, …). Optiago optimise les trajets de manière hebdomadaire et propose des circuits qui réduisent les distances et les temps de trajet. En mutualisant les ressources entre vos établissements et en planifiant les trajets de manière centralisée, vous pouvez aussi organiser des tournées communes entre plusieurs structures, ce qui améliore la flexibilité et réduit les coûts. Pour les structures qui externalisent tout ou partie de leur transport, nous vous accompagnons alors dans la construction des lots et des tournées en amont des appels d'offres. Cette approche permet aux établissements de disposer des informations nécessaires pour évaluer les offres reçues de manière précise. Ainsi, vous pouvez vous assurez que le prestataire retenu répond pleinement aux besoins spécifiques des usagers, tout en optimisant les coûts et la qualité de service.

En termes d’économies, les résultats varient en fonction de la taille de votre flotte et de votre organisation actuelle. En moyenne, les établissements qui utilisent Optiago constatent une réduction de 10 à 30 % des coûts de transport sur une année, notamment grâce à la réduction des kilomètres parcourus et une gestion plus efficace des ressources. Ces économies permettent de réinvestir dans des services pour les usagers, tout en contribuant à réduire l’empreinte carbone de votre structure.

Nos clients réalisent aussi jusqu'à 80 % de gain de temps dans l’organisation des transports hebdomadaires, grâce à l’automatisation des tâches de planification. Les émissions de CO2 diminuent de 20 % en moyenne, un impact écologique significatif pour les structures engagées dans des démarches durables. De plus, la qualité de service pour vos usagers s’améliore : des trajets plus courts et mieux adaptés réduisent la fatigue et le stress des usagers, contribuant à leur bien-être. Les usagers et leurs familles bénéficient également d’une organisation plus fluide, avec des transports réguliers et une application mobile qui permet de suivre les trajets en temps réel, offrant ainsi plus de sérénité et de visibilité au quotidien.

Il est également important de noter que sans outil, il est difficile pour les établissements de contrôler le temps de trajet des usagers qui, dans de nombreux cas, peuvent passer plus de trois heures par jour dans les transports. Les conséquences sont multiples : stress, fatigue, absence de vie sociale, voire déscolarisation. Optiago s’attaque directement à cette problématique en proposant des itinéraires optimisés qui réduisent au maximum les durées de trajet, tout en s’adaptant aux contraintes individuelles des usagers.

Les situations et besoins dans le médico-social sont souvent très spécifiques. Comment votre solution s’adapte-t-elle à des contraintes liées à des types de handicaps ou des besoins particuliers des usagers ?

G.OM : Co-construit avec les établissements médico-sociaux, notamment dans le cadre du programme Structure 3.0, Optiago est une solution innovante conçue pour répondre aux besoins particuliers de chaque usager, un impératif dans le secteur médico-social où les situations sont uniques et diversifiées.

Pour répondre à ces défis, l’algorithme d’Optiago prend en compte des paramètres tels que les situations familiales complexes (adresses et horaires de prise en charge), les spécificités du handicap, les risques de crises, si l’usager a un accompagnateur, le nombre de places dont il a besoin, les éventuelles incompatibilités entre usagers…. Notre solution est également compatible avec le fonctionnement des DITEP, garantissant une prise en charge adaptée pour les parcours particuliers des jeunes accompagnés.

La prise en compte de toutes ces informations permet de créer et planifier des trajets optimisés, tout en garantissant à chaque usager un transport adapté à ses besoins.

Optiago a reçu le Prix du Système d'Information Médico-social en 2021, une distinction qui confirme notre engagement envers une organisation des transports centrée sur la sécurité et le confort de chaque usager.

Quels sont les futurs développements d’Optiago ? Avez-vous des nouvelles fonctionnalités ou des extensions en cours qui pourraient intéresser les structures du médico-social ?

G.OM : Optiago continue d’évoluer pour anticiper et répondre aux besoins des structures médico-sociales. Voici les principaux développements sur lesquels nous avons travaillé ou qui seront prochainement déployés :

  • Fonctionnement en DITEP : la nouvelle version d'Optiago est conçue pour s'adapter à tous les établissements et notamment aux spécificités des DITEP, en prenant en compte les parcours personnalisés des jeunes, qu’ils soient en établissement ou en milieu “ordinaire” ;
  • Optimisation hebdomadaire en un clic : notre algorithme permet aux gestionnaires de planifier de manière optimale les tournées sur une semaine et ce, en un seul clic. Cette fonctionnalité assure un gain de temps substantiel pour les équipes organisatrice des transports ;
  • Électrification des flottes : nous accompagnons les établissements dans la transition vers des véhicules électriques, contribuant ainsi à réduire leur empreinte carbone et à répondre aux objectifs de durabilité ;
  • Création de points de regroupement : Optiago accompagnent les établissements dans la création de points de regroupement pour organiser la prise en charge et de dépose des usagers, réduisant ainsi les distances parcourues et le temps de trajet.
  • Mutualisation des transports entre établissements : afin d’optimiser les ressources et de limiter les coûts, Optiago facilite la coordination des trajets entre plusieurs établissements proches, permettant ainsi des tournées communes et une utilisation plus efficace des ressources ;
  • Communication en temps réel : une application mobile pour les chauffeurs qui permet de suivre leur feuille de route et de faire remonter des informations en temps réel, tandis qu'une application dédiée aux familles leur permet de suivre le trajet, assurant une transparence et une tranquillité d'esprit pour tous.

Ces développements visent à renforcer la qualité de service pour les usagers, tout en apportant des solutions modernes et durables aux établissements médico-sociaux.