La transformation numérique constitue aujourd’hui un enjeu sociétal incontournable. Pour les organisations, c’est aussi une opportunité de gagner en performance. L’Etat, tant à travers la loi El Khomri, que les ordonnances Macron pousse les entreprises à la digitalisation et notamment à la dématérialisation des bulletins de paie.

Cette initiative a de quoi séduire tant les employeurs que les salariés de notre secteur...


Les avantages de dématérialisation...: pour l’employeur et les salariés

La dématérialisation va avoir pour conséquence de rationaliser la gestion, le travail des services paie en diminuant les tâches sans valeur ajoutée et en gagnant du temps.

Elle constitue une source non négligeable d’économies sur le coût du papier, de l’impression, des enveloppes, de l’affranchissements et de la main d’œuvre…

La dématérialisation permet également de fiabiliser la mise à disposition des bulletins de paie, en particulier pour les salariés occasionnels en évitant les retours pour adresses erronées.

Enfin, pour les salariés c’est l’assurance d’un accès permanent et immédiat à leurs documents et la suppression du risque de perte des bulletins de paie. In fine, cela facilite la constitution du dossier pour leur retraite.



L’offre de service de notre partenaire Maileva : quel intérêt pour vous ?

Nexem a conclu cette année un partenariat avec la société Maileva dans l’optique de proposer aux adhérents Nexem un contrat type de référence et une offre clé en main.

Ce partenariat est le fruit du travail de la délégation régionale Nexem Bourgogne-Franche-Comté et d’un groupe de pilotage dédié qui ont initié une démarche de mutualisation et de négociation sur ce sujet dès 2018.

Le groupe de pilotage était composé de 11 associations de tailles diverses qui ont pu faire part de leur retour d’expérience.

Grace à leur négociation, le contrat type est très compétitif et adapté pour des associations de toutes tailles, et pour toutes les régions, y compris les DOM.

En recourant aux services de Maileva, vous bénéficiez donc des économies d’échelle dues à la mutualisation. Les tarifs sont dégressifs et revus tous les six mois en fonction du nombre de bulletins édités sur l’ensemble des contrats.

Etant adossé au groupe La Poste et avec 15 années d’expérience, Maileva, présente une garantie de sérieux et de fiabilité. Elle représente 55 000 utilisateurs annuel.

Cela est rassurant pour l’employeur, les salariés et les partenaires sociaux. En outre, leur archivage se fait sur des serveurs en France.

L’ergonomie de leur système et la rapidité d’installation sont également à souligner : un plug-in s’incrémente dans la suite Office et tout se pilote depuis un simple fichier Excel. Un minimum de temps de formation est requis pour maîtriser le processus.

Néanmoins Maileva accompagne ses clients à chaque étape de la démarche et leur met à disposition une hotline avec un interlocuteur dédié. Elle propose également un kit complet de communication destiné aux salariés.

A noter que la plateforme détecte automatiquement les quelques salariés qui exigent le maintien de l’envoi sous forme « papier » pour leur envoyer directement par courrier.

Pour les autres, le bulletin dématérialisé est adressé dans le coffre-fort électronique, Digiposte. A noter, que ce coffre-fort est également accessible depuis le Compte personnel d’activité et sous forme d’une application pour smartphone très simple et très intuitive.


Au-delà des bulletins de paie... : une large palette de services numériques

L’offre de Maileva a été élargie avec l’ajout d’un module permettant l’intégration de tous les documents de fin de contrat dans le coffre-fort. Cette fonction est très pratique lorsqu’on doit gérer de nombreux contrats courts.

Pour aller plus loin dans la dématérialisation de vos processus RH, vous pouvez également imaginer une signature électronique de certains documents, tels que les contrats de travail.

La solution de Maileva peut aussi être déployée sur des dispositifs plus spécifiques tels que les bulletins de rémunération garantie des travailleurs en ESAT en lien avec les tuteurs ou les curateurs. La solution est parfaitement modulable, paramétrable et personnalisable en fonction de votre problématique.

Enfin, souscrire à l’offre de Maileva c’est aussi offrir aux salariés la possibilité de stocker gratuitement des documents personnels et de gérer en ligne leur administration personnelle.

Si vous êtes intéressés par cette offre, consultez les coordonnées des interlocuteurs régionaux de Maileva.